Privacy Statement

In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe Van Lawick & Co. Vermogensbeheer B.V. (Van Lawick) met persoonsgegevens omgaat.

 

Wanneer maken wij wijzigen in dit Privacy Statement bekend?
Van Lawick kan dit Privacy Statement wijzigen. Het verdient aanbeveling om dit Privacy Statement geregeld te raadplegen zodat u van deze wijzigingen op de hoogte blijft.

 

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijke persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres of telefoonnummer, maar ook aan financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer of inkomensgegevens. In bijlage 1 staan de categorieën van persoonsgegevens die wij mogelijk kunnen verwerken. In dit Privacy Statement leggen wij uit waarvoor we welke persoonsgegevens kunnen verwerken en op basis waarvan.

 

Wat is ‘verwerken van persoonsgegevens’?
Hieronder valt alles wat wij kunnen doen met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld verzamelen, bekijken, vernietigen of opslaan.

 

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij houden ons aan wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Wij behandelen persoonsgegevens verantwoord en zorgvuldig. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen.

 

Gaat dit Privacy Statement ook over uw persoonsgegevens?
Dit Privacy Statement gaat over persoonsgegevens van: klanten, oud-klanten, personen die interesse hebben in onze diensten en nog geen klant zijn, vertegenwoordigers van klanten of oud-klanten (bijvoorbeeld gemachtigden en curatoren) of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die onze klant is (bijvoorbeeld bestuurders of belanghebbenden van klanten). Waar in dit Privacy Statement wordt gesproken over persoonsgegevens van klanten, vallen hieronder ook persoonsgegevens van vertegenwoordigers van klanten of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die onze klant is.

 

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Het is voor ons heel belangrijk dat uw en onze informatie veilig is. Wij zijn aan strenge regels gebonden. Onze beveiligingsmaatregelen voldoen aan de relevante standaarden.

 

Hoe gaan wij om met datalekken?
Bij een datalek kunnen persoonsgegevens ergens terecht komen waar ze niet behoren. Wij melden datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit doen wij niet als er voor u geen risico is. Wij informeren u ook. Dat doen we als dat nodig is met het oog op de risico’s die u zou kunnen lopen. Risico’s zijn bijvoorbeeld identiteitsdiefstal of fraude. Wij geven u dan informatie over wat er is gebeurd en wat dat voor gevolgen heeft of kan hebben. Ook vertellen we u over de maatregelen die wij hebben genomen om de eventuele nadelige gevolgen te beperken.

 

Wat kunt u aan ons vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Hieronder leest u wat u aan ons kunt vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens. De wet bepaalt of wij aan uw vraag kunnen meewerken. U moet er daarom rekening mee houden dat wij u niet altijd kunnen helpen.

1. Verbetering of aanvulling van persoonsgegevens
U kunt Van Lawick vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn.

2. Inzage van persoonsgegevens
U kunt Van Lawick vragen uw persoonsgegevens in te zien en daarvan een kopie te ontvangen. Ook kunt u ons vragen om informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken (zoals de doeleinden van die verwerkingen en de
categorieën van persoonsgegevens).

3. Verwijderen van persoonsgegevens
U kunt ons vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming voor het gebruiken van de persoonsgegevens heeft ingetrokken.

4. Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens
U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit kan alleen als wij een verwerking baseren op de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (in het onderdeel ‘Waarvoor verwerkt Van Lawick persoonsgegevens?’ is vermeld als daar sprake van is).

5. Beperken van de verwerking
U kunt ons vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te pauzeren. Dit kan bijvoorbeeld als wij op uw verzoek bekijken of persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn of als wij persoonsgegevens verwerken zonder dat we dat mogen. Ook kunt u dit vragen als u de gegevens nodig denkt te hebben voor een juridische procedure of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

 

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Van Lawick verwerkt persoonsgegevens om verschillende redenen. Hieronder is daarover meer te lezen.

 

Klant worden
Voordat een persoon klant bij Van Lawick wordt, zijn wij verplicht een onderzoek te doen naar de potentiële klant. We bekijken dan of we de persoon mogen accepteren als klant. Dat heet het klant-acceptatie-onderzoek. Het doel van dit onderzoek is na te gaan of er redenen zijn om een persoon niet als klant te accepteren en om de risico’s ten aanzien van de
potentiële klant te bepalen. Ook gaan we na of er bijzonderheden zijn waarmee we bij onze dienstverlening rekening moeten houden. Wij mogen voor dit onderzoek persoonsgegevens verwerken voor zover we deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om een klant-acceptatie-onderzoek uit te voeren. Voor dit onderzoek vragen we persoonsgegevens op bij de klant, zoals een kopie identificatiebewijs, persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, en financiële gegevens. Wij gebruiken voor dit onderzoek ook externe bronnen, zoals de Kamer van Koophandel en het internet. Als een klant is geaccepteerd, onderzoeken wij op basis van onze wettelijke zorgplicht of we de klant een dienst kunnen aanbieden. Daarvoor gebruiken we met name persoonlijke kernmerken en financiële gegevens. Wij mogen hiervoor persoonsgegevens verwerken voor zover we deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke zorgplicht. Wij kunnen een klant niet-accepteren en mogen een dienst niet aanbieden als wij niet de noodzakelijke persoonsgegevens ontvangen van de klant.

 

Klant zijn
Ook tijdens de relatie met de klant verwerken wij persoonsgegevens van de klant. Tijdens de relatie met de klant hebben wij contact met de klant. Bijvoorbeeld per telefoon (vaste telefoon of mobiele telefoon), per e-mail, sms, post. Voor dat contact gebruiken we persoonlijke identificatiegegevens. Wij mogen deze persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten.

 

Uitvoering geven aan de overeenkomst
We verwerken persoonsgegevens om de overeenkomst met de klant na te komen. Wij hebben persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig bij het uitvoeren van transacties. Wij kunnen hiervoor persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens over producten en diensten, financiële- en communicatiegegevens gebruiken. Ook gebruiken we gegevens uit externe bronnen, zoals openbare registers (bijvoorbeeld Kamer van Koophandel). Wij mogen deze persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten.

 

Wettelijke verplichtingen
Wij verwerken persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hieronder is daar meer informatie over te vinden.

1. Transactiemonitoring. Wij zijn wettelijk verplicht transacties van onze klanten te monitoren. Dit besteden wij uit aan onze depotbanken. Wij kunnen deze verplichting niet nakomen zonder financiële gegevens en persoonlijke identificatiegegevens te verwerken.

2. Wettelijke bewaarverplichtingen. Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor informatie met betrekking tot het klant-acceptatie-onderzoek, voor uitgevoerde beleggingstransacties en telefoongesprekken en digitale communicatie met de klant als die kunnen leiden tot een beleggingstransactie of beleggingsdienst.

3. Informatieverplichtingen en informatieverzoeken. Op basis van wettelijke bepalingen kunnen wij verplicht zijn op eigen initiatief of op verzoek persoonsgegevens van klanten aan een overheidsinstelling, een belastingautoriteit, een toezichthouder of justitie door te geven. Gegevens over vermogen en inkomen uit vermogen van klanten moeten wij bijvoorbeeld in combinatie met een burgerservicenummer of buitenlands Tax Identification Number doorgeven aan de Nederlandse Belastingdienst. Ook dit is uitbesteed aan onze depotbanken. En MIFID II verplicht ons om transacties in beleggingen te rapporteren aan de Autoriteit Financiële Markten. Wij laten deze verplichting namens ons uitvoeren door een goedgekeurd rapporteringsmeldings- mechanisme of een beurs. Nederlandse autoriteiten kunnen persoonsgegevens die door ons zijn verstrekt ook weer delen met andere binnenlandse of buitenlandse autoriteiten. Ook buitenlandse wetgeving kan ons verplichten informatie aan buitenlandse instanties te verstrekken.

 

De relatie tussen de klant en Van Lawick is of wordt beëindigd
Als de relatie met de klant is of wordt beëindigd, bewaren we verzamelde persoonsgegevens. Wij doen dit op basis van wettelijke bewaarverplichtingen, voor de afwikkeling van de overeenkomst en de relatie of om te gebruiken bij eventuele meningsverschillen tijdens of na de afronding van de relatie. Van Lawick mag hiervoor persoonsgegevens verwerken omdat dat noodzakelijk is ter bescherming van haar belang om voldoende bewijs te hebben op het moment dat een meningsverschil met een klant ontstaat. U kunt om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel van ‘Recht van bezwaar’ is hier meer over te lezen. Voor de afwikkeling van de overeenkomst en de relatie kan Van Lawick ook nieuwe persoonsgegevens verzamelen, zoals financiële gegevens en gegevens uit publieke externe bronnen.

 

Verstrekken wij persoonsgegevens aan derde partijen?
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Wij doen dit alleen als dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of omdat het onze bedrijfsprocessen efficiënter maakt.

 

Uitvoering overeenkomst
Zo kan uw naam bijvoorbeeld bij een andere instelling bekend worden in het geval van een (betalings)transactie. Andersom kunnen wij om die reden ook persoonsgegevens van derden verwerken die geen klant bij ons zijn.

 

Ondersteuning bedrijfsvoering
Ook schakelen wij derde partijen in die ons ondersteunen in onze bedrijfsvoering en daarom voor ons persoonsgegevens verwerken. Deze partijen heten verwerkers. Met deze derde partijen maken wij afspraken om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens in voldoende mate zijn beschermd. Wij kiezen deze derde partij pas na zorgvuldig onderzoek. Wij eisen dat uw persoonsgegevens ook bij die derden veilig zijn. Wij mogen persoonsgegevens aan derden verstrekken ter ondersteuning van onze bedrijfsvoering omdat het in ons gerechtvaardigd belang is onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

 

Verstrekken wij persoonsgegevens aan organisaties in landen buiten de EER?
Van Lawick verstrekt zelf in beginsel geen persoonsgegevens aan organisaties in landen buiten de EER. Mocht dat in een uitzonderlijke situatie toch nodig zijn, dan gebeurt dit alleen wanneer sprake is van een adequaat beveiligingsniveau.

 

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Wij hanteren maximale termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Deze termijnen zijn opgenomen in de tabel bijlage 2. Na te verstrijken van de maximale bewaartermijnen worden persoonsgegevens vernietigd.

 

Verwerken wij ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens?
Van Lawick verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens.

 

Cookies
In ons cookiestatement op www.vanlawick.com leest u hoe wij om gaan met cookies.

Heeft u vragen of klachten?

Voor vragen of klachten in verband met dit privacy statement kunt u contact met ons opnemen (info@vanlawick.com).

Als u vindt dat uw rechten door Van Lawick zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Waar kan ik meer informatie vinden over privacy?
Meer algemene informatie over privacy is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

Van Lawick & Co., april 2018

 

Bijlage 1. Categorieën persoonsgegevens die mogelijk verwerkt kunnen worden

Hieronder staan de categorieën van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken. In het Privacy Statement is uitgelegd waarvoor we deze persoonsgegevens mogelijk kunnen verwerken en op basis waarvan.

Persoonlijke identificatiegegevens:
Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, e-mail, handtekening, gebruikersnaam in sociale media, rekeningnummer.

Persoonlijke kenmerken:
Leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, kennis en ervaring in financiële sector, persoonlijke interesses, vrijetijdsbesteding, gezinssamenstelling, relaties, belangrijke momenten in het leven van klant, lidmaatschappen.

Elektronische identificatiegegevens: Cookies.

Communicatiegegevens:
Vastlegging vanuit face-to-face- contacten, contacten via telefoon, e-mail, app, brief, vastleggingen van gesprekken over producten en diensten, vastleggingen van klachten en vragen.

Financiële gegevens:
Bankrekening, effectenportefeuille, hypotheekgegevens, gegevens, saldi en transacties,
inkomen, vermogen, informatie over herkomst vermogen, schulden, evolutie van
vermogen, taxatiegegevens, gegevens over zekerheden.

Gegevens over diensten: Afgenomen diensten, interesses in diensten.

Overige persoonsgegevens: User-id en wachtwoord, Burgerservicenummer.

 

Bijlage 2. Bewaartermijnen

Soort gegevens	Bewaartermijnen
Cliëntovereenkomst	7 jaar na beëindiging overeenkomst
Overige persoonsgegevens met betrekking tot klant	5 jaar na beëindiging relevante overeenkomst
Persoonsgegevens van potentiële kant met wie nog geen contact is geweest of die geen klant worden	6 maanden na verzameling
Telefoongesprekken, elektronische communicatie en verslagen van gesprekken met klanten over beleggingen of dienstverlening.	5 jaar na opname of vastlegging

 

De bovenstaande genoemde bewaartermijnen kunnen alleen worden verlengd, als na het verstrijken van de genoemde bewaartermijn sprake is van een lopende klacht, procedure of (strafrechtelijk of toezichtrechtelijk) onderzoek met betrekking tot de (ex-)relatie.